更新時間：2025-05-16 14:00:08
系統軟件開發
347采購管理不僅僅是企業采購庫存的職能領域。采購管理是組織內的一項戰略職能。從采購優質產品，到供應商管理和控制成本，再到確保向客戶銷售正確數量的庫存，采購管理系統是以庫存為中心的組織成功的關鍵。
與大多數戰略組織流程一樣，采購管理影響公司內的所有領域，需要人員、系統、技術和紀律。作為回報，采購管理系統可以成為盈利能力的關鍵因素。控制商品成本并擁有正確的庫存量是實現客戶滿意度和組織發展的關鍵因素。
采購管理系統的必要性
采購管理在過去十年中變得更加復雜，未來只會帶來更多挑戰，使用電子表格和便簽管理供應商和采購的日子不再是一種選擇。有效的采購不僅僅是尋找供應商和發出采購訂單——，它是一個不僅從金錢角度而且通過以最低成本采購最高質量、高需求產品和制造確保這些產品為組織提供巨大價值的過程有庫存并可在客戶需要時提供給客戶。雖然具體的采購和采購活動因公司而異，但大多數實施采購流程的企業都是為了改進預測、確定庫存水平、處理和控制采購任務、監控供應商績效并發現節省機會。
如果沒有與庫存管理和銷售功能集成的先進采購工具，其中許多活動即使不是不可能，也會很困難。通過利用低代碼技術，許多流程和程序可以通過警報和活動提醒實現自動化或管理，并提高整個公司的協作和可見性。
采購管理系統的功能
采購管理系統可以滿足產品的業務需求，因此在確定采購解決方案所需的功能時，這是一個很好的起點。
預測趨勢分析
對于每種產品，必須回答有關需求—— 應訂購多少數量以及正確購買需要哪些細節、顏色和質量—— 的問題。將每個產品的這些問題相乘，對于某些企業來說，問題數量可能達到數千個，這可能是一項艱巨的任務。采購管理系統的預測和趨勢分析有助于做出更好的購買決策，考慮趨勢、季節性、促銷和不斷變化的營銷條件。
成本匯總分析
除了供應商報價之外，還有很多因素需要考慮。了解產品的真實成本或到岸成本對于評估供應商至關重要。此外，跟蹤和匯總整個組織支出的采購管理系統可以發現利用供應商批量折扣的機會。
供應商表現管理
通過采購管理系統中的供應商績效分析獲得的見解將有助于更好地規劃、改進支出決策和更具成本效益的供應商管理流程。輕松訪問完整的供應商歷史數據，包括供應商公布的價格、上次支付的成本和交貨時間，以進行持續評估和建立新的供應商期望。
多幣種轉換
隨著全球采購的日益普及，以多種貨幣進行交易的能力是國際采購（和銷售）的必備條件。在每個國家/地區開展業務的成本不同，您的采購管理系統解決方案必須支持您的跨國定價策略和多貨幣翻譯。
快速創建訂單
當庫存水平達到預定的最低數量時，需要提醒負責的采購經理需要重新訂購。采購管理系統訂單的創建，無論是新訂單還是重新訂購，都應該快速、輕松，并包括自動審批路由，這有助于減少未經授權的采購。此外，還可以輕松地分別管理寄售訂單和特殊訂單，從而保持庫存水平和預測準確。
使用采購管理系統改善管理的步驟
采購管理系統如何幫助您的企業控制采購活動、節省資金并提高客戶滿意度？
1.確定支出發生的方式和地點
錢都去哪兒了？無論您的企業規模如何，訪問、組織和分析支出數據的能力是成功管理供應鏈的關鍵組成部分。通過跟蹤和分析支出發生方式和地點的采購管理系統，您將發現節省成本的機會，并更好地了解所購買的產品、所銷售的產品以及當前供應商的表現。采購管理系統可以輕松訪問供應商或供應商類型信息，例如現有庫存的數量和價值、銷售數據、銷售收入數據、銷售成本、周轉率等。
2.了解您的供應商并設定供應商期望
制定供應商期望和選擇標準時最好的起點之一是回顧。您的供應商過去在您的產品中表現如何？他們多久準時交貨一次？他們如何回應你的要求？支付的成本是否會影響供應商的可靠性？如果您當前的供應商確實是最佳選擇，采購管理系統可以確定哪些過去的結果可以接受，并制定供應商期望標準來評估未來的供應商。
3.了解真實的產品成本
供應鏈中可能存在大量費用和開支，例如關稅、稅金、增值稅、政府收費、關稅、運費和保險費，當這些費用和開支添加到產品的購買價格中時，可能會產生重大影響更改真實產品成本。采購管理系統允許企業自動或手動捕獲這些額外成本，無論這些成本是在收到貨物時還是在以后某個時間已知的。
4.做出更好的購買決定
在正確的時間購買正確數量的正確庫存，可以保證貨架上有需求的產品，并讓客戶滿意。
知道如何做到這一點—— 這可能有點困難。采購管理系統的庫存預測和趨勢分析工具簡化了流程，確保您手頭有足夠的庫存，但又不會太多而無法在銷售發生時完成銷售——這可能會因趨勢和季節性而異。
5.通過識別過時或積壓的庫存來釋放現金
企業最終庫存過多或產品無法銷售的原因有很多。 —— 由于擔心潛在的銷售損失而過度購買；從鼓勵更大訂單的供應商那里獲得“交易”；無法預測客戶需求或季節性；缺乏或遵守庫存控制和庫存管理流程。采購管理系統的工具有助于識別過時、滯銷和過時的產品，這些產品可以轉換為性能更高的庫存、重定向到其他業務需求或轉換為現金。
6.接收低庫存警報
除了銷售收入損失和獲取客戶的成本之外，客戶現在還從競爭對手那里購買產品以找到他們想要的東西。而且，如果他們下次購買時打電話給他們而不是您怎么辦？采購管理系統的低庫存和建議的重新訂購條件警報讓您知道何時達到預定的庫存水平并且應該重新訂購更多產品，從而使缺貨成為過去。
7.簡化采購流程
使用技術簡化采購可以節省時間，實施控制以減少超支，并為更具戰略性的任務釋放資源。從簡化請購單、報價請求和采購訂單的創建，到自動化路由和審批，再到一鍵接收貨物，采購管理系統可以節省時間并提高整個采購流程的準確性。
8.獲得支出控制和政策合規性
您會看到它被稱為流氓采購到特立獨行的消費，但防止未經授權的采購可以顯著減少倉庫中過時的庫存量并節省資金。采購部門的系統控制使采購訂單能夠根據預先制定的再訂購政策和程序使用首選供應商創建。創建采購訂單后，經理可以收到警報，讓他們知道采購訂單正在等待審核。
9.自動跟蹤訂單日期
有時，即使是您多年依賴的供應商也難以按時交貨。不幸的是，這些延誤可能意味著您失去銷售和不滿意的客戶。通過采購，系統會自動跟蹤采購訂單的預計交貨日期，如果未按時收到貨件，逾期貨件警報將通知您。
10.衡量采購績效
采購管理是企業盈利和成功的重要因素。保持低成本并確保按時交貨與有競爭力的價格和讓客戶滿意的能力直接相關。采購管理系統的儀表板可以將持續的采購績效監控作為日常業務運營的一部分，確保活動步入正軌且有效。從摘要到詳細信息，關鍵采購績效指標均可實時獲取，提供一目了然的洞察力并實現快速識別和解決問題。
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